西安外国语大学公文处理办法

西外大党发〔 2007 〕 25 号

第一章 总 则

第一条 为使学校公文（以下简称“公文”）处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔 1996 〕 14 号）、国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔 2000 〕 23 号）、《国家行政机关公文格式》（国家标准 GB/T9704-1999 ）以及陕西省委、省政府的有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条 学校公文（包括电报、传真、电子邮件，下同）是学校党政机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作的重要工具。

第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第五条 公文处理必须严格执行党和国家的保密法律、法规和有关保密规定，确保国家和学校秘密安全。

第六条 各部门、各单位的负责人要高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 各部门、各单位应当配备专（兼）职文秘人员负责本单位的公文处理工作。文秘人员应具有一定的文字处理工作能力和相关专业知识，并保持相对稳定。

第七条 学校党政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，逐步改善办公手段，努力提高公文处理的效率和质量。行文力求少而精，注重实效。

第八条 党政办公室（以下简称“党政办”）是学校党政公文处理的管理机构，主管学校党委和行政的公文处理工作并指导全校各党政部门和单位的公文处理工作，定期公布各部门、各单位公文处理情况。

第九条 公文处理工作，应贯彻党政分开的原则。行政公文不得对党的组织作指示或布置任务。

第十条 各部门、各单位要逐步增加对办公设备的投入，更新维护设备，为实现全校办公自动化创造条件。

第二章 公文种类

第十一条 学校公文种类主要有：

（一）决议 用于经党委会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定 用于对重要事项、活动做出决策和安排，对有关单位及人员的奖惩，变更或者撤销下级不适当的决定事项。

（三）指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知 用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，要求各部门、各单位办理和有关部门、单位需要周知或共同执行的事项，任免人员等。

（六）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或者上级交办的事项。

（八）请示 用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复 用于答复下级机关的请示。

（十）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十一）函 用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。

（十三）公告 适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（十四）通告 适 用于公布全校各有关方面应当遵守或周知的事项 。

（十五）其它 计划（规划）、总结类，规章制度类，合同类，来往信函类。其中需要作出具体规定的，由有关部门依照学校的规定另行制订规章。

第三章 公文格式

第十二条 公文一般由文头、文干和文尾等三大部分组成。

第十三条 公文文头部分包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识（也称公文版头，一般套红印制）、发文字号、签发人等要素 , 各要素根据需要选择。

（一）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（二）发文单位标识（以下简称“版头”）由发文单位全称或者规范简称后加“文件”组成，也可只用发文单位全称或简称，红色套印。联合行文，主办单位一般列在前。

我校公文版头包括：“中共西安外国语大学委员会文件”，“中共西安外国语大学委员会”，“中共西安外国语大学委员会×××文件”；“中共西安外国语大学纪律检查委员会文件”，“中共西安外国语大学纪律检查委员会”；“西安外国语大学文件”，“西安外国语大学”，“西安外国语大学党政办公室文件”，“西安外国语大学党政办公室”，“西安外国语大学院处函件”及“西安外国语大学会议纪要”。

根据职权范围和行文关系，学校各发文版头的使用范围为：

1 、“中共西安外国语大学委员会文件”版头用于校党委发布、传达贯彻党的路线、方针、政策，重要工作部署，通知重要事项，任免干部，转发上级机关的文件，批转下级单位的重要报告，答复下级单位的工作请示。

2 、“中共西安外国语大学委员会”版头用于向上级机关请示、报告工作，与不隶属的机关、单位商洽工作。

3 、“中共西安外国语大学委员会×××文件”版头，用于校党委职能部门经校党委和主管书记同意或授权，在职权范围内传达党委有关指示，通知有关事项，指导有关工作，任免有关干部，处理内部事务。

4 、“中共西安外国语大学纪律检查委员会文件”版头、“中共西安外国语大学纪委检查委员会”版头，用于纪委职权范围内有关工作。

5 、“西安外国语大学文件”版头，适用于印发学校决定、工作部署、以学校名义下发的学校综合性通知、工作安排等；向省政府和省教育厅及领导人请示、报告；批复、批转校内非行政单位的重要请示、报告、意见；公布根据学校决定设置和调整的学院、处级行政机构、具有行政管理职能的无级别单位、常设或临时机构，以及学科（专业）的设置、调整方案；依照《公司法》任免学校控股企业或独资企业的法人代表；校级表彰奖励和惩处；公布由校长办公会议或党委会通过的规章制度等。

6 、“西安外国语大学”版头，适用于向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项；向校外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项等。

7 、“西安外国语大学党政办公室文件”版头，适用于转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学校领导的重要讲话；印发学校领导的工作分工；印发经主管校领导签发的部门规章和职责范围；印发各常设委员会、领导小组换届、成员调整名单；启用或废止校属职能机构和单位的印章；发布学校有关的统计资料和信息；根据学校授权和决定，就全校带有综合性的工作做出具体安排和布置等。

8 、“西安外国语大学党政办公室”版头，适用于印发全校性的重要会议通知和工作安排；印发学校非正式公布的讨论稿、征求意见稿；全校节假日安排、临时性的工作调整；以党政办公室名义出具的说明类函件等。

9 、“西安外国语大学院处函件”版头，适用于印发职能部门（含具有行政管理职能的无级别单位，以下同）职权范围内的工作安排，印发根据上级和学校的工作部署，要求各单位和人员需要办理或知晓的事项；印发由各职能部门向校内其它部门和单位答复的事项等。

10 、“西安外国语大学会议纪要”版头主要适用于校长办公会议、专题会议。

（三）学校公文版头规格参照《国家行政机关公文格式》标准执行。

（四）发文字号：正式公文须编发文字号，发文字号一般由学校代字、机关或单位代字、职能代字、年号、序号等部分组成。如学校教学工作方面的文件，发文字号为“西外大教发〔 2006 〕××号”，其中“西外大”为学校代字，“教”为职能代字，方括号内“ 2006 ”为年号，后为文件序号；又如党政办公室发文，字号为“西外大办发〔 2006 〕××号”，其中的“办”为机关代字。

红头文件的发文字号下行文标注在横线之上中间位置，上行文标注在横线左上方。

各部门、单位启用发文字号前须报党政办公室备案。

（五）签发人：凡上报公文均须注明签发人。其中“请示”还应当在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和电话。签发人姓名要注在文头红线右上方，发文字号适度左移。下行公文可不注明签发人。

第十四条 公文文干部分包括：标题，主送单位，正文，附件，落款（印章），成文日期等。

（一）公文标题：公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。因公文文头已含发文机关名称，标题中可将发文机关名称省略。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。

（二）主送单位：一般公文的主送单位应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、会议纪要等，主送单位不写或写于正文之后的印刷板记栏内。

学校行政公文“主送单位”的用法为：校内行文，学校发至全校的文件，“主送单位”用“各单位、各部门”；发文范围较小的文件，“主送单位”用“各有关单位”或直接列明单位、部门名称（部门是指具有管理职能的处级机构；单位是指相对独立的处级业务单位或直属单位）；对外行文，“主送单位”直接列明收文机关名称。

（三）正文：应按照行文关系及拟文要求认真撰写。

（四）附件：公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，按顺序注明附件名称（如“附件： 1 、××××”）并与所附附件顺序和名称相一致。附件名称后不加标点符号。附件一般不盖印章。印发、转发类公文，应在标题和正文中表述附件名称，正文之后不再列述。

（五）落款：包括发文单位印章（发文单位）和成文日期。落款或印章与发文版头必须一致。

1 、上报公文和其它对外行文 , 不署名 , 只盖发文单位印章。

下发的公文：数量较大的普发性公文暂以署名代替印章，但存档的公文必须加盖印章；凡涉及对师生员工奖惩、涉及学校权益等重要文件（包括普发性公文）必须加盖印章。

联合下发的公文，各单位都应加盖印章，印章顺序要与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。

2 、成文日期：确定成文日期的原则是，凡会议通过的，以通过日期为准；领导签发的，以领导签发日期为准；联合行文的，以最后签发机关领导人签发日期为准。成文时间应标注于正文之后。成文日期必须标全汉字年、月、日，“零”应写为“○”。 决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

3 、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第十五条 公文文尾包括：附注，主题词，抄送单位，印发单位，印发日期和印发份数等。

( 一 ) 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。

( 二 ) 主题词：公文应当标注主题词，主题词按照上级机关的要求标注。主题词标注于抄送机关之上。以学校和党政办公室名义制发的公文，主题词由党政办公室统一标注。

( 三 ) 抄送机关：抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。

( 四 ) 印制单位、印发时间和份数：印制单位列抄送机关之下，并标明时间、份数。印发时间以送印日期为准。

第十六条 公文文字从左至右横写、横排。标题用 2 号宋体，正文用 3 号仿宋体。原则上每页 20 行，每行 22 字。

第十七条 公文用纸一律使用国际标准 A4 型（长 297 毫米 、宽 210 毫米 ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十八条 行文应当确有必要，注重实效。

第十九条 学校及全校各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第二十条 党政办公室经校长授权可以对外行文。

各职能部门未经学校批准不得自行对外行文；各职能部门经主管校领导批准，可以用学校名义对外与业务对口部门或者单位行文。

各院（含直属单位和非独立法人单位）及其以下的单位不得对校外行文；具有独立法人资格的单位因业务需要可以自行对外行文，但须同时抄送学校。

第二十一条 全校同级单位、部门之间可以在校内联合行文。

第二十二条 对内属于职能部门职权范围内的事项，一般应以职能部门名义行文或联合行文。职能部门不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类公文。

各院向院的下一级单位行文中涉及有关政策和规章时，须与上级的政策和规章相一致并抄送学校主管部门。

第二十三条 联合行文应当明确主办单位。须经学校审批的事项，经学校同意也可以由部门行文，文中应当注明经学校同意或者批准。

第二十四条 按规定应由主管部门审批或者先行审核的请示事项，应当直接报送主管部门处理。

第二十五条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

第二十六条 部门向下级单位的重要行文，应当同时抄送党政办和主管校领导。

第二十七条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时送其他机关的，应当以抄送形式送其他机关；不得抄送其下级单位。

第二十八条 校内单位和部门不得以单位名义向上级机关报送“请示”、“意见”和“报告”，应当送党政办公室按规定程序处理。

第二十九条 上报的“请示”、“报告”等重要公文，应根据内容写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。

第三十条 全校各单位不得擅自印发上级领导的讲话，也不得下发带有经营性质的公文。

第五章 发文办理

第三十一条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程。包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、登记（编号）、复核、缮印、校对、印制、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第三十二条 拟稿：学校的综合性公文，由党政办组织拟稿或者由党政办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。

第三十三条 核稿：由主办单位负责人完成。

第三十四条 会稿：会稿由拟稿单位文秘人员传递，由会稿单位负责人完成。

第三十五条 审稿：公文在签发前，应当由文秘人员审稿后报单位负责人签发。以学校名义印发的公文由党政办审稿并报校领导签发。

第三十六条 签发：发文必须由发文单位负责人签发。签发后的公文即成定稿，并据此生效。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。

第三十七条 以学校名义印发的公文由学校负责人签发。凡需要经会议通过的必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度，必须注明会议名称和会议通过日期。

第三十八条 公文一般由党政办公室（或主办单位）登记编号。各单位发文编号由党政办统一规定。

第三十九条 公文正式印制前，拟稿人应当认真校对，各单位文秘人员应当进行复核。

第四十条 公文应按规定份数印制；使用学校公文版头的由党政办印制。

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，凡有文号的正式公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

第四十一条 分发：公文分发由拟稿单位负责。重要的和有办理时限的校内发文必须签收。寄往校外的请示、重要报告必须用挂号发出。

第六章 收文办理

第四十二条 收文办理指收到公文的办理过程，包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第四十三条 收到下级单位上报的需要办理的公文，文秘人员应当进行审核。经审核，对符合本办法规定的公文，文秘人员应当及时登记编号，送本单位负责人批办后办理。

党政办收到各单位上报的需要办理的公文，经审核、登记，由党政办负责人根据内容和性质提出拟办意见后，送校领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

第四十四条 各部门收到上级机关下发或交办的公文，文秘人员应当及时登记编号。党政办收到上级来文，由党政办秘书登记后，送党政办负责人。党政办负责人根据文件内容和性质提出拟办意见，由党政办秘书送校领导批示或者交有关部门办理。

参加会议带回的公文，应及时送交该公文标识的主送单位登记处理。各单位直接收到主送学校的上级公文，收文部门应及时送交党政办登记处理。

第四十五条 需要办理的公文，主办单位（或承办人）应及时办理和答复，不得延误、推诿，并在办理结束后将公文送还党政办公室；需要复文的，按发文规定程序办理；紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者本单位不宜办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

第四十六条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请有关领导协调或裁定。

第四十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的圈阅表示已阅知。

第四十八条 送领导人批示或者交有关单位办理的公文，文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文立卷、归档和销毁

第四十九条 公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《西安外国语大学文件材料立卷归档规定》等有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第五十条 公文立卷应以本单位形成的公文为重点，按照其相互联系、自身特征和保存价值分类整理（立卷），要保证立卷归档公文的齐全、完整，正确反映本单位主要工作情况，便于文档的保管和利用。

第五十一条 联合办理的公文，原则由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或者其他形式的公文副本。

第五十二条 公文复制件作为正式文件使用时，须加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第五十三条 每年 6 月底以前应将上年度立卷的公文，按有关规定向学校综合档案室移交。

第八章 公文管理

第五十四条 公文由各单位文秘人员统一收发、登记、分办、传递、审核、用印、归档和销毁。

第五十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。

第五十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印单位、日期、份数和印发范围。

第五十七条 经批准公开发布的公文，同发文机关正式的公文具有同等效力。

第五十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第五十九条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校综合档案室。

第六十条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六十一条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第六十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第六十三条 违反本办法规定，情节轻微的，学校各部门可责成有关人员改正；错误较多的公文，可以退回。违反上述有关条款擅自行文的，或者与上级规定和要求相抵触的公文，学校责令有关单位予以撤销。

第六十四条 对于拖延、推诿、丢失公文或者失密、泄密，学校将视后果轻重分别给予当事人和有关领导通报批评或纪律处分。

违反保密规定，造成重大损失的，学校将依据国家和学校的有关规定追究当事人的法律责任。

第九章 附 则

第六十五条 本办法由党政办公室负责解释。

第六十六条 本办法自发布之日起施行，学校原有相关规定同时废止。

附件： 1 、中共西安外国语大学委员会、西安外国语大学机关发文代字一览表

2 、西安外国语大学发文流程图

3 、西安外国语大学收文流程图

中共西安外国语大学委员会、西安外国语大学机关 发文代字 一 览 表